HƯỚNG DẪN BÁN HÀNG TRÊN VTVSHOP B2B
Dành cho Người Bán
BƯỚC 1 — NHẬN YÊU CẦU & TẠO BÁO GIÁ (DEAL CARD)
1.1 Nhận yêu cầu từ Buyer
Khi Buyer nhấn "Thương lượng", bạn nhận thông báo → vào Chat Room để trao đổi về giá, số lượng, điều kiện giao hàng và thanh toán.
1.2 Tạo Deal Card
Trong cửa sổ chat, nhấn biểu tượng "Tạo Deal Card" và điền đầy đủ thông tin
Chọn loại báo giá:
Đơn hàng Khung: Tạo Master Order — phù hợp giao dịch nhiều đợt, nhiều giá.
Đơn hàng Giao: Tạo Order trực tiếp — phù hợp giao dịch đơn lẻ, 1 giá.
Nhấn "Gửi báo giá" → Deal Card hiển thị ngay trong chat cho Buyer xem.
BƯỚC 2 — ĐÀM PHÁN VÀ CHỐT DEAL
Sau khi gửi, Buyer có thể phản hồi:
✅ Chấp nhận (Accept)--->Hệ thống tự tạo Đơn hàng
🔄 Đề xuất lại (Counter) --> Seller Xem các thay đổi → chọn Accept / Counter lại / Reject
❌ Từ chối (Reject)--> Deal kết thúc → Seller tạo Deal Card mới nếu muốn tiếp tục
Lưu ý: Vòng đàm phán có thể lặp nhiều lần (v1→v2→v3…). Mỗi lần Counter tạo version mới, version cũ tự chuyển sang "Bị thay thế".
BƯỚC 3 — QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
Vào Menu → Đơn hàng để xem đơn vừa được tạo tự động.
Chi tiết đơn hàng gồm 3 tab:
Chi tiết: Sản phẩm, giá, điều khoản, thông tin Buyer, tài liệu
Vận chuyển: Danh sách lô hàng và tiến độ
Lịch sử thanh toán: Các đợt thanh toán và trạng thái
⚠️ Seller không được sửa giá, số lượng, điều khoản sau khi đơn đã tạo. Chỉ được: upload chứng từ, tạo shipment, xác nhận thanh toán, cập nhật trạng thái vận chuyển.
BƯỚC 4 — TẠO & CẬP NHẬT LÔ HÀNG VẬN CHUYỂN
4.1 Điều kiện: Đơn hàng phải ở trạng thái "Sẵn sàng giao vận" (đã xác nhận thanh toán đủ điều kiện).
4.2 Tạo lô hàng
Vào Chi tiết Đơn hàng → Tab Vận chuyển → "Tạo lô hàng mới"
Hệ thống tự điền sẵn: mã đơn, thông tin Buyer/Seller, số lượng còn lại, Incoterms.
Bổ sung thêm thông tin vận tải.
Nhấn "Lưu" → Shipment ở trạng thái Nháp.
Nhấn "Phát hành lô hàng" → chuyển sang Đã lên kế hoạch (Buyer thấy được).
4.3 Cập nhật trạng thái vận chuyển
Tại màn hình chi tiết Shipment, nhấn "Cập nhật trạng thái" theo từng bước:
Nháp → Đã lên kế hoạch → Đang chuẩn bị → Sẵn sàng giao → Đang vận chuyển → Đã tới nơi
Sau khi Buyer xác nhận nhận hàng → Shipment tự chuyển sang "Hoàn thành".
4.4 Xử lý sự cố vận chuyển
Hủy lô hàng: Nhập lý do → số lượng được hoàn lại vào Order.
Giao thất bại: Seller hoặc Buyer báo cáo → nhập lý do cụ thể.
BƯỚC 5 — XÁC NHẬN THANH TOÁN
Khi Buyer gửi chứng từ, bạn nhận thông báo. Vào Chi tiết Đơn hàng → Tab Lịch sử thanh toán:
Kiểm tra: số tiền, nội dung chuyển khoản, tài khoản người gửi
Nhấn "Xác nhận đã nhận tiền" nếu hợp lệ
Nhấn "Từ chối chứng từ" + nhập lý do nếu có vấn đề
BƯỚC 6 — HOÀN TẤT
Hoàn tất khi đủ 3 điều kiện:
✅ Tất cả lô hàng Buyer đã xác nhận nhận
✅ Đã nhận đủ 100% thanh toán
✅ Không còn tranh chấp đang mở
CHỨNG TỪ CẦN CHUẨN BỊ
Tạo Deal Card : hình ảnh sản phẩm
Tạo đơn hàng: Giấy tờ liên quan...
Xuất hàng: Bill of Lading, Packing List...
Thông quan: Commercial Invoice, C/O
Upload tại: Deal Card / Tab Chi tiết đơn hàng / Tab Chứng từ Shipment. Định dạng: PNG, JPG, PDF, DOC — tối đa 10MB/file.